Privacy Reglement Golfclub Bentwoud

Dit is het Privacy Reglement van Golfclub Bentwoud, gevestigd te Benthuizen, Boslaan 3 2731 LD, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 50548328.
Doelstelling
Door Golfclub Bentwoud worden persoonsgegevens van leden en aspirant-leden bijgehouden en verwerkt in de (leden-)administratie. De persoonsgegevens zijn door de golfers in vertrouwen verstrekt aan de Golfclub en zullen daarom met zorg worden beheerd. Om deze reden is dit Privacy Reglement opgesteld. De doelstelling van de verwerking van de persoonsgegevens is het goed laten functioneren van Golfclub Bentwoud en haar activiteiten.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Deze Verordening is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking, alsmede op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. De AVG geeft aan wat de rechten zijn van iemand van wie gegevens worden gebruikt en wat de plichten zijn van de verenigingen, instanties en bedrijven die gegevens gebruiken. De AVG is onder andere van toepassing op gegevens die verwerkt worden door Golfclub Bentwoud. Dit betekent dat persoonsgegevens die via eigen verstrekte informatie en/of via internet worden verzameld, bewaard, gebruikt, of op enige andere wijze ter beschikking gesteld, met elkaar in verband gebracht, alsmede afgeschermd worden, onder de AVG vallen.
Algemene begripsbepalingen
Tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald, worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de AVG daaraan toekent. In dit reglement wordt verstaan onder:
  • Persoonsgegevens: Elk gegevens dat informatie bevat over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
  • Verwerking van persoonsgegevens: Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens welke wordt of worden gebruikt ten behoeve van Golfclub Bentwoud.
  • Verwerkingsverantwoordelijke: Een door Golfclub Bentwoud aangewezen persoon, verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens, zoals vastgelegd in de AVG.
  • Lid: Personen die lid zijn van Golfclub Bentwoud.
  • Betrokkene: Alle golfers van wie persoonsgegevens worden verwerkt door Golfclub Bentwoud en/of degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
  • Toegang tot persoonsgegevens: Het autoriseren van personen die actief zijn bij Golfclub Bentwoud, tot het kennisnemen en eventueel muteren van persoonsgegevens.
  • Verstrekken van persoonsgegevens aan derden: Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens buiten Golfclub Bentwoud.
  • Derden: Alle ingehuurde en/of niet tot Golfclub Bentwoud behorende personen, bedrijven of verenigingen, die voor kortere of langere tijd werkzaamheden verrichten in opdracht van en  die toegang hebben tot persoonsgegevens. Bijvoorbeeld partijen waarvan Golfclub bentwoud software licenties afnemen ten behoeve van activiteiten en exploitatie, zoals Proware (van IntoGolf).
Reikwijdte
Dit reglement is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens van betrokkenen in de administratie, alsmede op de daaraan ten grondslag liggende documenten die in de administratie zijn opgenomen. Dit reglement is tevens van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in de administratie zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.
Doel verwerking van persoonsgegevens
Doel van de verwerking van persoonsgegevens is het vastleggen van en het kunnen beschikken over gegevens, die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de administratie van Golfclub Bentwoud en de golfers de gelegenheid te bieden om hun persoonlijke golfprofiel in te kunnen zien en (gedeeltelijk) te beheren. Verder om golfers te informeren over de verenigingsactiviteiten en te laten deelnemen aan verenigingsactiviteiten. De persoonsgegevens zijn verkregen met toestemming van de betrokkene. De gegevens en de gegevensverwerking ervan is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen Golfclub Bentwoud  en de betrokkene. Bij kinderen onder de 16 jaar gebeurt de gegevensverwerking alleen met toestemming van de ouders (of de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt).
Er worden geen persoonsgegevens verwerkt voor andere doeleinden dan in dit reglement is aangegeven. Het verwerken van persoonsgegevens vindt alleen plaats overeenkomstig deze doelstelling.
Golfclub Bentwoud verzamelt van de leden een aantal gegevens gedurende het lidmaatschap, waarbij de volgende gegevens worden opgeslagen:
- Naam (Achternaam, evt. meisjesnaam, voorletters, tussenvoegsel, roepnaam)
- Adres
- Woonplaats en postcode
- Geslacht
- Geboortedatum
- (Pas-)foto’s
- E-mailadres
- Telefoonnummer(s)
- Soort lidmaatschap
- Gegevens van de NGF
- Handicap (speelsterkte)

Verwerking van persoonsgegevens
Golfclub Benwtoud kent elektronische en papieren gegevensverwerking. Van ieder lid wordt een elektronisch dossier aangelegd in het Proware systeem. Golfclub Bentwoud maakt gebruik van de persoonsgegevens van de leden om de eigen administratie te kunnen uitvoeren en de noodzakelijke gegevens intern en uiteraard met de leden te kunnen communiceren. De persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeven van onder meer:
- Het opnemen in de ledenadministratie en het ledenadministratieprogramma Proware
- Het indelen in de juiste lidmaatschapscategorie
- Het verwerken van wedstrijdgegevens en –uitslagen en het bijhouden van de handicapregistratie
- Het laten opnemen in het bestand van de NGF
- Het versturen van lidmaatschapsfacturen, uitnodigingen voor wedstrijden,  bijeenkomsten en evenementen
- Het maken en versturen van nieuwsbrieven en voor leden relevante e-mails.
- Het opbouwen van historisch archief en statistieken.
Toegang tot de persoonsgegevens
De “medewerkers” (bestuur en commissieleden) van Golfclub Bentwoud hebben toegang to de persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor hun taakuitoefening. De toegang tot de persoonsgegevens is functieafhankelijk. Elk lid van Golfclub Bentwoud heeft via de website van Golfclub Bentwoud toegang tot een deel van de gegevens die zijn vastgelegd in de Proware database.
Daarnaast heeft ieder lid via de Proware database (en vooralsnog de ledenlijst) toegang tot de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van andere leden, dit om onderlinge golfafspraken e.d. te kunnen maken. Eenieder die toegang heeft tot persoonsgegevens van anderen dan zichzelf heeft een geheimhoudingsplicht ter zake van de betreffende gegevens.
Beveiliging van de persoonsgegevens
Er wordt zorgvuldig met persoonsgegevens omgegaan. Hiertoe worden de gegevens voldoende beveiligd. De verwerkingsverantwoordelijke in e zin van de AVG (hierna verantwoordelijke) stelt beveiligingsvoorschriften voor de persoonsgegevens op. De gegevens van de leden zijn alleen toegankelijk voor de leden middels hun persoonlijke inlogcode op de website van Golfclub Bentwoud.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Buiten Golfclub Bentwoud kunnen zonder toestemming van de betrokkene beperkt persoonsgegevens worden verstrekt aan Golfbaan Bentwoud in verband met controle op de rondekaarten.
De medewerkers van Golfbaan Bentwoud, alsmede die van de leverancier van Proware, zijn gehouden tot geheimhouding van alle persoonsgegevens waarvan zij kennis hebben kunnen nemen. Met beide organisaties worden daarmee zodanige (verwerkers-)overeenkomsten gesloten dat de bescherming van de persoonsgegevens gewaarborgd wordt.
Door Golfclub Bentwoud zullen met uitzondering van bovenstaande zonder toestemming van de betrokkene geen persoonsgegevens aan derde worden verstrekt.
Aanvullen, correctie of vernietiging van opgenomen gegevens
De betrokkene kan de door hem verstrekte gegevens te allen tijde door de verantwoordelijke aanvullen, wijzigen of laten vervallen. De wijziging van gegevens wordt niet geaccepteerd in het geval daardoor het voeren van een correcte  administratie wordt belemmerd.
Recht van verzet
Niemand mag de administratie gebruiken voor commerciële doeleinden, tenzij dit uitdrukkelijk per geval wordt besloten door de verantwoordelijke en dit in het belang is van Golfclub Bentwoud is en de activiteiten die zij onderneemt met derden.
Bewaartermijnen
Golfclub Bentwoud bewaart een persoonsgegeven voor zolang als het nodig is voor de doeleinden waarvoor het verzameld is. Indien de bewaartermijn is verstreken worden de betreffende persoonsgegevens uit de verwerkingen van de persoonsgegevens verwijderd en vernietigd, zulks binnen een termijn van één jaar. Bij verwijdering van een betrokkene wordt rekening gehouden met de wetgeving die geldt op de bewaartermijnen van de financiële administratie. Als hieraan is voldaan, worden alle gegevens behalve de naam verwijder. Door de naam te laten bestaan in het systeem, vallen er geen “gaten” in wedstrijden en competities uit het verleden doordat deelnemers geen lid meer zijn.
Onvoorzien
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de verantwoordelijke, zo mogelijk na overleg met het bestuur van Golfclub Bentwoud. In spoedeisende gevallen waarin niet kan worden gewacht op het bestuur, informeert de verantwoordelijke het bestuur achteraf.
Aansprakelijkheid
Ondanks de door Golfclub Bentwoud genomen veiligheidsmaatregelen, kan het voorkomen dat anderen er toch in slagen deze maatregelen te omzeilen en/of persoonsgegevens voor oneigenlijke doeleinden te gebruiken. Golfclub Bentwoud kan hiervoor nooit op enigerlei wijze aansprakelijk worden gesteld. Indien van toepassing meldt de verantwoordelijke dit aan de Autoriteit Persoonsgegevens volgens de daarvoor gelden richtlijnen van de AVG.
Klachten
Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of indien hij andere redenen heeft tot klagen, dient hij zicht te wenden tot de verantwoordelijke van Golfclub Bentwoud via info@gcbentwoud.nl. Deze zal binnen een maand na ontvangst van de klacht een beslissing nemen. Die beslissing is met redenen omkleed. De beslissing is zodanig geformuleerd dat ten aanzien daarvan beroep bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de rechter mogelijk is.
Publiek toegankelijk deel van de website
Het publieke deel van de website van Golfclub Bentwoud  (hierna de “website”) heeft als doel het op een aantrekkelijke en wervende wijze promoten van de Golfclub naar buiten, alsmede een goede weergave te geven van wat de Golfclub Bentwoud doet voor haar golfers. Hierbij val te denken aan het verstrekken van informatie over verschillende lidmaatschapsvormen, tarieven, evenementen enz. Daarnaast is een link naar websites van partners en een link naar www.weeronline.nl opgenomen.
Gebruik Social Media
Bij gebruik van Social Media door Golfclub Bentwoud en haar leden dient eenieder die van de Golfclub de mogelijkheid heet gekregen om content te plaatsen en/of te wijzigen namens de Golfclub Bentwoud, te handelen conform de door Golfclub Bentwoud aangegeven werkwijze voor de website.
Het plaatsen van commentaren op berichten binnen social media door derden, valt niet onder de verantwoordelijkheid van Golfclub Bentwoud.
Geluids- en beeldopnames
Tijdens wedstrijden en bijeenkomsten/evenementen door Golfclub Bentwoud georganiseerd kunnen beeld- en/of geluidsopnamen worden gemaakt die gedeeld kunnen worden op de website die alleen toegankelijk is voor leden en/of social media platforms van Golfbaan Bentwoud. Het deelnemen in deze wedstrijden en bijeenkomsten/evenementen betekent dat personen hiermee instemmen.
Slotbepaling
Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele looptijd van de verwerkingen van persoonsgegevens. Het reglement is op de website van Golfclub Bentwoud in te zien.